Calendar 2025 for an established breakfast-and-lunch café with a bakery counter, open Monday to Saturday — what came in, where it went, and what it left behind.El año calendario 2025 de un café establecido de desayuno y almuerzo con mostrador de panadería, abierto de lunes a sábado — qué entró, a dónde fue y qué dejó.
Sobremesa made $76,700 of profit on $948,000 of revenue in its third year, never went overdrawn, and more than doubled its cash. An 8% profit margin is respectable, but food and labor together take 68% of revenue, above the 60–65% a café can live with comfortably, and labor is the larger and easier half to change. Morning sales are strong and growing; afternoon sales have been falling for most of the year. No menu price has changed in eighteen months. Seven changes, described below, together come to about $70,000 a year, including an equipment lease that ended in April and has kept auto-debiting since.Sobremesa ganó $76,700 sobre $948,000 de ingresos en su tercer año, nunca quedó en sobregiro y más que duplicó su efectivo. Un margen de ganancia de 8% es respetable, pero la comida y la nómina juntas se llevan el 68% de los ingresos, por encima del 60–65% con el que un café puede vivir cómodo, y la nómina es la mitad más grande y más fácil de cambiar. Las ventas de la mañana son fuertes y van creciendo; las de la tarde han ido bajando la mayor parte del año. Ningún precio del menú ha cambiado en dieciocho meses. Siete cambios, descritos abajo, suman en conjunto unos $70,000 al año, incluyendo un arrendamiento de equipo que terminó en abril y se ha seguido debitando desde entonces.
By card, through the delivery platforms, and in cash. The summer dip and the December peak are the shape of the year, every year.Con tarjeta, por las plataformas de delivery y en efectivo. La baja del verano y el pico de diciembre son la forma del año, todos los años.
Month-end balance. April carries the annual insurance and property tax; the rest is steady accumulation.Balance a fin de mes. Abril carga con el seguro anual y la contribución sobre la propiedad; el resto es acumulación constante.
Customers paid $1,152,000 across the year. Only $948,000 of it was revenue — food and drink sold. The rest was tips, passed on to staff, and IVU, passed on to Hacienda and the municipio. The difference matters when comparing against anyone else's numbers.Los clientes pagaron $1,152,000 en el año. Solo $948,000 fueron ingresos — comida y bebida vendida. El resto fueron propinas, entregadas al personal, e IVU, entregado a Hacienda y al municipio. La diferencia importa al comparar con los números de cualquier otro.
Industry benchmarks — food cost, labor cost, prime cost — are always measured against the $948,000, not the $1,152,000. Tips run about 10% of food sales, typical for a counter-service café.Los puntos de referencia de la industria — costo de comida, costo de nómina y los dos juntos — siempre se miden contra los $948,000, no contra los $1,152,000. Las propinas rondan el 10% de las ventas de comida, típico de un café sin servicio de mesa.
Twelve months, with each line shown as a share of revenue. The cost of food and drink is estimated from supplier purchases, so it carries a range; every other line comes straight from the payroll, bank and card-processor records.Doce meses, con cada partida mostrada como parte de los ingresos. El costo de comida y bebida se estima a partir de las compras a suplidores, por eso lleva un rango; todas las demás partidas salen directamente de los registros de nómina, del banco y del procesador de tarjetas.
| LinePartida | AmountMonto | % of revenue% de ingresos |
|---|---|---|
| Revenue — food and drinkIngresos — comida y bebida | 948,000 | 100.0% |
| In-storeEn el local | 846,000 | 89.2% |
| Delivery, at grossDelivery, en bruto | 102,000 | 10.8% |
| Cost of food and drink estimated, 30–34%Costo de comida y bebida estimado, 30–34% | 303,400 | 32.0% |
| Food distributor, wholesale club, bakery supplyDistribuidor de alimentos, club mayorista, suministros de panadería | 303,400 | 32.0% |
| LaborNómina | 341,300 | 36.0% |
| Gross wagesSalarios brutos | 305,000 | 32.2% |
| Employer FICAFICA del patrono | 23,300 | 2.5% |
| Workers' comp and Dept of LaborFondo del Seguro del Estado y Departamento del Trabajo | 13,000 | 1.4% |
| Food and labor together (prime cost)Comida y nómina juntas | 644,700 | 68.0% |
| Rent and property taxRenta y contribución sobre la propiedad | 89,100 | 9.4% |
| RentRenta | 84,000 | 8.9% |
| Property tax, CRIMContribución sobre la propiedad, CRIM | 5,100 | 0.5% |
| Card processingProcesamiento de tarjetas | 34,300 | 3.6% |
| Delivery commissionsComisiones de delivery | 27,000 | 2.8% |
| AdministrationAdministración | 24,600 | 2.6% |
| Accounting, insurance, marketing, bank feesContabilidad, seguros, mercadeo, cargos bancarios | 24,600 | 2.6% |
| Other running costsOtros gastos de operación | 51,600 | 5.4% |
| Utilities, repairs, supplies, an expired equipment leaseLuz, agua, reparaciones, suministros, un arrendamiento de equipo vencido | 51,600 | 5.4% |
| Total costsCostos totales | 871,300 | 91.9% |
| Operating profitGanancia operativa | 76,700 | 8.1% |
Labor includes the owner's salary. Rent and commissions for December are counted in December even though they were paid after it ended.La nómina incluye el salario del dueño. La renta y las comisiones de diciembre se cuentan en diciembre aunque se pagaron después de que terminó.
How far sales could fall before the business stops covering its costs, and what the year produced for its owner. Below them, what delivery earns and one thing to watch in food cost.Cuánto podrían bajar las ventas antes de que el negocio deje de cubrir sus costos, y lo que el año produjo para su dueño. Debajo, lo que gana el delivery y una cosa que vigilar en el costo de comida.
Labor, rent and overhead costs roughly the same every month; food, card fees and delivery commission rise and fall with sales. Put together, the café covers its costs once monthly revenue reaches about $68,600. It averaged $79,000 — a 13% cushion. July and August, the two summer months, each fell about $1,000–2,000 short of it; every other month cleared it.La nómina, la renta y los gastos generales cuestan más o menos lo mismo cada mes; la comida, las comisiones de tarjeta y las de delivery suben y bajan con las ventas. En conjunto, el café cubre sus costos cuando los ingresos del mes llegan a unos $68,600. El promedio fue $79,000 — un colchón de 13%. Julio y agosto, los dos meses de verano, quedaron cada uno unos $1,000–2,000 por debajo; todos los demás meses lo superaron.
Salary of $78,000 and $76,700 of profit left in the business — roughly $155,000 of value for the year, about half of it taken in cash. The other half is sitting in the bank, which is its own conversation below.Un salario de $78,000 y $76,700 de ganancia que quedaron en el negocio — aproximadamente $155,000 de valor en el año, cerca de la mitad tomada en efectivo. La otra mitad está en el banco, que es su propia conversación más abajo.
Two platforms, at 25% and 30% commission. On a $41 order the platforms keep about $11 and food costs about $13, leaving $17 per order after food and commission — about $3,500 a month. The second platform brings 30% of the orders at the higher rate; moving everything to one platform at a negotiated 20% is worth about $6,000 a year.Dos plataformas, con comisiones de 25% y 30%. En una orden de $41 las plataformas se quedan con unos $11 y la comida cuesta unos $13, dejando $17 por orden después de comida y comisión — unos $3,500 al mes. La segunda plataforma trae el 30% de las órdenes a la tarifa más alta; mover todo a una sola plataforma con un 20% negociado vale unos $6,000 al año.
Purchases from the main distributor ran a steady 19–20% of sales through spring and 24% in July and August. Sales moved with the season; ordering didn't. When ordering doesn't follow sales, the difference ends up as waste or sits in the walk-in fridge. Worth basing each order on the coming week's expected sales rather than on last week's delivery.Las compras al distribuidor principal se mantuvieron en un 19–20% de las ventas durante la primavera y en 24% en julio y agosto. Las ventas se movieron con la temporada; los pedidos no. Cuando los pedidos no siguen a las ventas, la diferencia termina en desperdicio o se queda en la nevera. Vale la pena basar cada pedido en las ventas esperadas de la semana que viene y no en la entrega de la semana pasada.
Which days bring in the money, from the daily tips schedules and the card processor's daily batches. The labor saving below is built on this. The café is closed on Sundays.Qué días traen el dinero, según las hojas diarias de propinas y los cierres diarios del procesador de tarjetas. El ahorro en nómina de más abajo se construye sobre esto. El café cierra los domingos.
Friday and Saturday each do about twice a Tuesday. Monday through Wednesday are the quiet days — three days that together produce less than Friday and Saturday do in two.El viernes y el sábado venden cada uno cerca del doble que un martes. De lunes a miércoles son los días tranquilos — tres días que juntos producen menos que el viernes y el sábado en dos.
Food-and-drink sales (not counting tips and IVU), average per day across the year.Ventas de comida y bebida (sin contar propinas ni IVU), promedio por día en el año.
If labor is to run at 32% of sales, each day has a wage budget. At the year's averages: Saturday supports about $1,340 of wages, Tuesday about $615. A schedule that puts similar hours on both is spending Saturday money on a Tuesday. The register keeps sales by hour as well; the same exercise can be done for the opening and afternoon shifts.Si la nómina debe mantenerse en 32% de las ventas, cada día tiene un presupuesto de salarios. A los promedios del año: el sábado sostiene unos $1,340 de salarios, el martes unos $615. Un horario que pone horas parecidas en ambos está gastando dinero de sábado en un martes. El sistema también guarda las ventas por hora; el mismo ejercicio puede hacerse para los turnos de apertura y de la tarde.
Staff worked about 320 hours a week — about eight full-time people — and each hour of staff time produced $51 of sales. Just under a third of the hours are paid at the tipped-minimum rate.El personal trabajó unas 320 horas a la semana — unas ocho personas a tiempo completo — y cada hora de personal produjo $51 de ventas. Poco menos de un tercio de las horas se paga al salario mínimo para empleados que reciben propinas.
Thirty-four different people were paid in the year for a staff of fourteen to sixteen. Over a full year that is around 120% staff turnover, against a restaurant norm near 75%. Every departure is a hire, a training period and a few weeks of slower service.Treinta y cuatro personas distintas cobraron en el año para un equipo de catorce a dieciséis. En un año completo eso es una rotación de personal cercana al 120%, frente a una norma en restaurantes cercana al 75%. Cada salida es una contratación, un período de entrenamiento y unas semanas de servicio más lento.
Item by item, from the register. An item here is a register button; customizations — milk type, egg style, bread — are recorded as options on the main item and are not counted separately.Artículo por artículo, desde el sistema de ventas. Aquí un artículo es un botón del sistema; las personalizaciones — tipo de leche, estilo del huevo, pan — se registran como opciones del artículo principal y no se cuentan por separado.
| ItemArtículo | CategoryCategoría | RevenueIngresos | ShareParte | SoldVendidos | PricePrecio | Per month, Jan–MarPor mes, ene–mar | Per month, Oct–DecPor mes, oct–dic | ChangeCambio |
|---|
Desayunos, panadería and café together are 59% of everything sold, and all three grew from the start of the year to the end. The mallorca con jamón y queso alone is 7.6%.Desayunos, panadería y café juntos son el 59% de todo lo vendido, y los tres crecieron del principio del año al final. La mallorca con jamón y queso sola es el 7.6%.
Between the first quarter and the last, sandwiches fell 22%, wraps 26% and salads 32% — while coffee rose 5% and the bakery counter 10%. The morning customer is loyal and buying more; the lunch customer is coming less often. The register keeps sales by hour, which is where this gets answered.Entre el primer trimestre y el último, los sándwiches bajaron 22%, los wraps 26% y las ensaladas 32% — mientras el café subió 5% y el mostrador de panadería 10%. El cliente de la mañana es fiel y compra más; el cliente del almuerzo viene con menos frecuencia. El sistema guarda las ventas por hora, que es donde esto se contesta.
The printed menu has about 48 items. The register's item report lists 212 different buttons that rang up at least once in the year: 61 uncategorized one-offs where an option on the main item should have been used, 24 sets of duplicates, and 27 specials of which 15 barely sold. None of this is a menu problem. A register clean-up fixes the reporting and closes the same gap that lets add-ons through unpriced.El menú impreso tiene unos 48 artículos. El reporte de artículos del sistema lista 212 botones distintos que se usaron al menos una vez en el año: 61 botones sueltos sin categoría donde debió usarse una opción del artículo principal, 24 grupos de duplicados y 27 especiales de los cuales 15 apenas se vendieron. Nada de esto es un problema del menú. Una limpieza del sistema arregla los reportes y cierra la misma brecha que deja pasar los extras sin cobrar.
Revenue is item sales after discounts, before tax and tips. "Change" compares the monthly average for January–March with October–December. Delivery orders are not in the register and are excluded.Los ingresos son las ventas por artículo después de descuentos, antes de impuestos y propinas. "Cambio" compara el promedio mensual de enero–marzo con el de octubre–diciembre. Las órdenes de delivery no están en el sistema y quedan excluidas.
Seven changes, in rough order of size; together about $70,000 a year.Siete cambios, más o menos en orden de tamaño; juntos, unos $70,000 al año.
Each 1% of sales spent on labor is about $9,500 a year. At 36% the café is three to four points above where a café of this shape usually settles. The week has a clear shape — shown above — and a schedule built around it is where $28,000 is most likely to come from.Cada 1% de las ventas que se gasta en nómina son unos $9,500 al año. Al 36% el café está tres o cuatro puntos por encima de donde suele asentarse un café de esta forma. La semana tiene una forma clara — mostrada arriba — y un horario construido alrededor de ella es de donde más probablemente saldrán $28,000.
The printed menu prices an extra espresso shot at $1, oat milk at $1 and avocado at $2. The register recorded 9,400 of those selections at $0.00 in the year. About $11,000, already on the menu, recoverable by fixing the register — not by raising a single price.El menú impreso pone el shot extra de espresso a $1, la leche de avena a $1 y el aguacate a $2. El sistema registró 9,400 de esas selecciones a $0.00 en el año. Unos $11,000, ya en el menú, recuperables arreglando el sistema — sin subir un solo precio.
The processor charges a flat 2.9% plus 30 cents. On a $35 order the 30 cents alone is nearly 0.9%, so the real rate is 3.8% on $912,000. A plan that passes on what Visa and Mastercard charge plus a small markup (“interchange-plus”) typically lands near 2.5% at this volume. The difference is about $12,000 a year, and a clean chargeback record is the negotiating position.El procesador cobra una tarifa fija de 2.9% más 30 centavos. En una orden de $35 los 30 centavos solos son casi 0.9%, así que la tarifa real es 3.8% sobre $912,000. Un plan que traspasa lo que cobran Visa y Mastercard más un margen pequeño («interchange-plus») suele quedar cerca del 2.5% a este volumen. La diferencia es de unos $12,000 al año, y un historial limpio de contracargos es la posición para negociar.
No menu price has changed in eighteen months. Costs have risen. A 1% rise across the menu is worth $9,500 a year; fifty cents on the breakfast plates alone is about $8,000 at current volumes.Ningún precio del menú ha cambiado en dieciocho meses. Los costos han subido. Un aumento de 1% en todo el menú vale $9,500 al año; cincuenta centavos en los platos de desayuno solos son unos $8,000 al volumen actual.
Two platforms at two different rates, the smaller one costing more. Moving everything to one platform at a negotiated rate is worth about $6,000 a year, and a delivery menu priced a little above in-store — where the agreement allows it — recovers more.Dos plataformas con dos tarifas distintas, y la más pequeña cuesta más. Mover todo a una sola plataforma con una tarifa negociada vale unos $6,000 al año, y un menú de delivery con precios un poco más altos que en el local — donde el acuerdo lo permita — recupera más.
A $412 auto-debit to an equipment finance company clears on the 5th of every month. It was the backup generator. The lease ended in April; the debit didn't. Eight months of overpayment — about $3,300 — is recoverable, and $4,944 a year stops going out.Un débito automático de $412 a una compañía de financiamiento de equipo se cobra el día 5 de cada mes. Era la planta eléctrica. El arrendamiento terminó en abril; el débito no. Ocho meses de pagos de más — unos $3,300 — se pueden recuperar, y dejan de salir $4,944 al año.
$96,000 in a checking account that pays no interest. Keeping $50,000 there to run the business leaves about $45,000 for US Treasury bills. Puerto Rico's tax code excludes interest on US government debt from taxable income, so the interest is kept in full, where a bank money-market's would be taxed.$96,000 en una cuenta de cheques que no paga intereses. Dejando $50,000 ahí para operar el negocio quedan unos $45,000 para notas del Tesoro de EE. UU. El Código de Rentas Internas de Puerto Rico excluye del ingreso tributable los intereses de la deuda del gobierno federal, así que el interés se queda completo, mientras que el de un money market bancario pagaría contribuciones.
Seven records not yet in hand, in order of how much each one would add.Siete registros que aún no están en mano, en orden de cuánto añadiría cada uno.
The invoices from the food distributor, the wholesale club and the bakery supplier for the year. The cost of food and drink is the one line on this page that is estimated — from what was paid to them — and the invoices turn it into a counted figure, separating food from paper goods, cleaning supplies and equipment.Las facturas del distribuidor de alimentos, del club mayorista y del suplidor de panadería del año. El costo de comida y bebida es la única partida de esta página que se estima — a partir de lo que se les pagó — y las facturas lo convierten en una cifra contada, separando la comida de los artículos de papel, la limpieza y el equipo.
Every order with its time, payment method and items. It answers the afternoon question directly — which hours are down and by how much — and turns the day-of-week schedule into a shift-by-shift one.Cada orden con su hora, forma de pago y artículos. Contesta directamente la pregunta de la tarde — qué horas han bajado y cuánto — y convierte el horario por día de la semana en uno turno por turno.
Thirty items are 74% of sales. Their ingredient cost per plate turns the menu section from what sells into what sells and what makes money — which is what decides what to push, what to reprice, and what to drop.Treinta artículos son el 74% de las ventas. Su costo de ingredientes por plato convierte la sección del menú de lo que se vende en lo que se vende y lo que deja dinero — que es lo que decide qué empujar, a qué cambiarle el precio y qué quitar.
About $62,000 of the year's cash sales was paid out of the register drawer for expenses. It is the one part of food cost that is estimated rather than counted, and it needs receipts to be deductible.Unos $62,000 de las ventas en efectivo del año se pagaron desde la caja para gastos. Es la única parte del costo de comida que se estima en vez de contarse, y necesita recibos para ser deducible.
Only summary payouts were available for the smaller platform. Its order-level statements settle the commission rate and the error charges, and make the case for moving to one platform precise.De la plataforma más pequeña solo había resúmenes de pagos. Sus estados orden por orden resuelven la tarifa de comisión y los cargos por errores, y hacen preciso el caso para mover todo a una sola plataforma.
The premises lease says whether there is a percentage-rent clause. The equipment lease's termination letter is the document that gets the overpayment refunded.El arrendamiento del local dice si hay una cláusula de renta por porcentaje. La carta de terminación del arrendamiento del equipo es el documento que consigue el reembolso de lo pagado de más.
The same downloads as before, and the first month in which the register fixes and any price move could show up.Las mismas descargas de antes, y el primer mes en que podrían aparecer los arreglos del sistema y cualquier cambio de precio.
Six things the records raise that need a professional answer. None is urgent; all are worth ten minutes with whoever files the returns.Seis cosas que los registros plantean y necesitan una respuesta profesional. Ninguna es urgente; todas valen diez minutos con quien radica las planillas.
The payroll register withholds Social Security and Medicare on hourly wages but not on the roughly $95,000 of tips distributed. Tips are normally FICA wages. They may be reported separately on the 941 — worth confirming.El registro de nómina retiene Seguro Social y Medicare sobre los salarios por hora pero no sobre los aproximadamente $95,000 de propinas distribuidas. Las propinas normalmente son salarios sujetos a FICA. Puede que se reporten por separado en el 941 — vale la pena confirmarlo.
Two individuals received regular checks for eleven months and appear on neither the payroll register nor a 1099. Worth classifying before year-end filings.Dos personas recibieron cheques regulares durante once meses y no aparecen ni en el registro de nómina ni en un 1099. Vale la pena clasificarlas antes de las radicaciones de fin de año.
Eight months of debits after the lease ended. A refund request needs the termination letter and the bank statements showing the debits; both are in hand.Ocho meses de débitos después de que terminó el arrendamiento. Una solicitud de reembolso necesita la carta de terminación y los estados del banco que muestran los débitos; ambos están en mano.
One platform's statements show tax collected and remitted on the café's behalf; the other's show $0.00. The returns should reflect whichever treatment each platform actually applies.Los estados de una plataforma muestran el impuesto cobrado y remitido a nombre del café; los de la otra muestran $0.00. Las planillas deben reflejar el tratamiento que cada plataforma realmente aplica.
Interest on US obligations is excluded from Puerto Rico gross income. Before moving cash into Treasury bills, confirm how the exclusion is reported and whether any federal filing applies.Los intereses de obligaciones de EE. UU. están excluidos del ingreso bruto de Puerto Rico. Antes de mover efectivo a notas del Tesoro, confirmar cómo se reporta la exclusión y si aplica alguna radicación federal.
FICA withheld across the year implies more than the federal deposits over the same period. Some of that is normal deposit timing. Worth a reconciliation.El FICA retenido en el año implica más que los depósitos federales del mismo período. Parte de eso es el calendario normal de los depósitos. Vale la pena cuadrarlos.
Sales by payment method, orders, average order, and the bank balance. “Bank change” is the change in the account balance during the month; it does not track sales exactly, because some expenses are paid from the register drawer before the cash is deposited.Ventas por forma de pago, órdenes, orden promedio y el balance del banco. «Cambio en banco» es el cambio en el balance de la cuenta durante el mes; no sigue exactamente a las ventas, porque algunos gastos se pagan desde la caja antes de depositar el efectivo.
| MonthMes | CardTarjeta | DeliveryDelivery | CashEfectivo | Total paidTotal pagado | OrdersÓrdenes | Avg orderOrden prom. | Bank changeCambio en banco | Bank balanceBalance en banco |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2025 | 912,000 | 102,000 | 138,000 | 1,152,000 | 34,800 | 33.10 | +55,000 | 96,000 |
“Total paid” is everything customers paid, including tips and IVU.«Total pagado» es todo lo que pagaron los clientes, incluyendo propinas e IVU.
In-store sales by menu category — $772,000 across the year; a further $74,000 was rung up on uncategorized buttons and cannot be placed. Cleaning up the register would fix that. Coffee and batidas together are 22%, and drinks are normally the most profitable part of a menu.Ventas en el local por categoría del menú — $772,000 en el año; otros $74,000 se marcaron en botones sin categoría y no se pueden ubicar. Limpiar el sistema lo arreglaría. El café y las batidas juntos son el 22%, y las bebidas son normalmente la parte más rentable de un menú.
Sobremesa Café is a fictional business. Every figure on this page was constructed to illustrate the review and does not describe any real restaurant, person or company. In a real review, figures are drawn from the register, the card processor and delivery statements, the bank statements and the payroll records, and every line except the cost of food and drink is taken directly from a source record; that cost is estimated from supplier purchases and carries the range shown.Sobremesa Café es un negocio ficticio. Cada cifra de esta página se construyó para ilustrar el informe y no describe a ningún restaurante, persona o compañía real. En un informe real, las cifras salen del sistema de ventas, de los estados del procesador de tarjetas y del delivery, de los estados del banco y de los registros de nómina, y cada partida excepto el costo de comida y bebida se toma directamente de un registro fuente; ese costo se estima a partir de las compras a suplidores y lleva el rango mostrado.